Garis Panduan Dewan Jamuan

Perancang acara, perancang mesyuarat dan keluarga menyewa kemudahan jamuan yang cukup besar untuk menampung sebilangan besar tetamu untuk acara seperti makan malam amal, persidangan dan perkahwinan. Sebagai pemilik dewan perjamuan, ada panduan yang harus anda kembangkan agar orang-orang yang menyewa kemudahan anda untuk acara memahami peraturan dan undang-undang yang diharapkan mereka ikuti. Sertakan maklumat ini di laman web anda dan kemukakan semasa pelanggan menandatangani kontrak sewa ruang mereka.

Tempahan

Memerlukan pelanggan untuk menempah ruang perjamuan anda terlebih dahulu akan membantu anda memantau jumlah acara yang dihoskan oleh ruang anda setiap bulan. Menjejaki acara anda dapat membantu anda dalam membuat jadual dan garis masa mengenai siapa yang akan datang pada tarikh, berapa masa mereka menempah ruang dan kapan anda perlu menghantar kontrak dan mengumpulkan deposit sebelum. Kemudahan perjamuan biasanya mengenakan deposit yang tidak dapat dikembalikan untuk menampung ruang bagi pelanggan mereka, dengan baki perlu dibayar beberapa minggu sebelum acara. Gunakan laman web anda untuk memberi petunjuk kepada calon pelanggan untuk membuat tempahan, menandatangani kontrak mereka dan membuat pembayaran.

Kapasiti

Kerana peraturan kebakaran, setiap ruang perjamuan diberikan kapasitas maksimum tamu di dalam ruang perjamuan. Kirimkan maklumat ini di dalam kemudahan anda di lokasi yang kelihatan, paparkan di laman web anda dan sertakan di dalam kontrak anda.

Jenis Acara

Sekiranya dewan perjamuan anda dirancang untuk acara tertentu seperti majlis perkahwinan, pasarkan tempat anda seperti itu. Dengan memperincikan maklumat ini di laman web, brosur dan cagaran pemasaran anda yang lain, anda dapat mengurangkan jumlah pertanyaan yang anda terima untuk acara yang tidak sesuai dengan tempat anda dirancang.

Katering

Walaupun beberapa ruang perjamuan menyediakan katering di lokasi, yang lain mempunyai senarai vendor pilihan yang mereka harapkan dapat digunakan oleh pelanggan. Masih terdapat beberapa kemudahan lain yang membolehkan pelanggan membawa masuk makanan dari katering dan penjual mereka sendiri. Yang juga dipersoalkan ialah sama ada alkohol akan disajikan oleh bar yang dijaga di tempat tersebut atau jika tetamu boleh membawa alkohol sendiri. Tentukan pendekatan mana yang paling sesuai untuk dewan perjamuan anda dan senaraikan butiran ini dalam kontrak sewa anda.

Peralatan Audio dan Visual

Perancang dan penyelaras acara sering memerlukan penggunaan peralatan audio atau visual untuk acara yang dihoskan, sama ada acara perkahwinan atau rangkaian. Beberapa kemudahan perjamuan menyediakan penyewaan peralatan dengan bayaran sementara yang lain membiarkan pelanggan mereka membawa peralatan mereka sendiri. Penting untuk memasukkan bagaimana peralatan audio dan visual dikendalikan dalam kontrak kemudahan anda.

Sediakan dan Bersihkan

Penyediaan dan pembersihan boleh dikendalikan oleh kakitangan dewan perjamuan atau pelanggan yang menyewa tempat tersebut. Dalam beberapa keadaan, bayaran dinilai jika dewan perjamuan mengendalikan tugas-tugas ini. Menyiapkan ruang perjamuan untuk acara dapat merangkumi mengatur meja dan kursi agar sesuai dengan acara yang diadakan di tempat anda, mengatur pengaturan meja, atau mengatur podium, layar dan peralatan audio dan visual. Pembersihan termasuk membersihkan meja, membersihkan lantai, membersihkan bilik mandi dan kawasan dapur, jika ada, dan membuang semua sampah dari dewan itu sendiri.