Etika E-mel untuk Mesyuarat Outlook

Sebagai pemilik perniagaan, anda mengetahui pentingnya mengadakan pertemuan dengan rakan sekerja, pelanggan dan pekerja. Mesyuarat membolehkan anda membuat penjualan atau mengemas kini pekerja mengenai dasar syarikat. Microsoft Outlook mempunyai fitur permintaan rapat yang memungkinkan Anda mengatur pertemuan, mengirim undangan dan mengelola daftar peserta Anda. Apabila anda menggunakan Outlook untuk menjadualkan perjumpaan, anda dapat memperlihatkan kesopanan para hadirin dengan terus memberi tahu mereka mengenai perubahan, pembatalan dan perincian lain.

1

Terima atau tolak semua permintaan mesyuarat Outlook tepat pada masanya. Kesopanan ini membantu penganjur mesyuarat membina senarai peserta yang tepat. Terima atau tolak mesyuarat dari Peti Masuk anda, bukan kalendar anda.

2

Lumpuhkan penerimaan permintaan mesyuarat secara automatik untuk mengelakkan masalah aliran kerja. Untuk melakukan ini, klik "Alat," "Pilihan" dan "Pilihan Kalendar." Klik "Penjadualan Sumber" dan kemudian hapus pilihan "Terima permintaan mesyuarat dan proses pembatalan secara automatik."

3

Semak nama orang yang dijemput sebelum menghantar permintaan mesyuarat kepada semua orang dalam senarai pengedaran (DL). Keluarkan nama orang yang ingin anda kecualikan dari mesyuarat. Sekiranya anda tidak melakukan ini, semua orang dalam senarai akan menerima permintaan mesyuarat.

4

Pastikan penganjur mesyuarat dikemas kini dengan perubahan, seperti peserta tambahan yang ingin anda jemput setelah penganjur menjadualkan mesyuarat.

5

Kemas kini peserta dengan maklumat penting sekiranya anda adalah penganjur mesyuarat. Contohnya, jika waktu pertemuan berubah, masukkan waktu baru di badan permintaan mesyuarat dan klik "Kirim Kemas kini."

6

Maklum para hadirin sekiranya anda ingin membatalkan mesyuarat. Untuk membatalkan mesyuarat, hapus dari kalendar anda dan pilih "Kirim pembatalan dan hapus rapat."

7

Jauhkan permintaan mesyuarat dan surat-menyurat lain seprofes mungkin. Jangan menghantar mesej yang ditaip dalam fon yang sukar dibaca atau semua huruf besar, dan jangan menggunakan sindiran. Penerima komen sarkastik mungkin tidak menganggapnya lucu.