Cara Menyiapkan Minit Korporat

Operasi harian adalah roti dan mentega syarikat, tetapi mesyuarat rasmi dan penyediaan minit adalah sama pentingnya. Minit dokumen urus niaga perniagaan, seperti mesyuarat dewan yang diperlukan. Kegagalan untuk mendokumentasikan keputusan penting syarikat boleh mempengaruhi status syarikat, perlindungan tanggungjawab peribadi, faedah cukai dan hasil kes mahkamah. Minit membantu memenuhi kewajiban untuk memberitahu pemegang saham dan pihak lain mengenai aktiviti dan keputusan korporat. Sebilangan besar syarikat menetapkan setiausaha dewan, pegawai korporat, untuk melakukan atau mengawasi rakaman, pengesahan dan pengedaran minit. Penyediaan minit korporat merangkumi pengambilan minit sebenar dalam mesyuarat dan menghasilkan catatan minit rasmi.

1

Posisikan orang yang ditugaskan mengambil masa beberapa minit di lokasi untuk melihat aktiviti yang tidak terhalang, seperti suara, dan supaya dia dapat mengenal pasti pembesar suara dan menerima borang, laporan dan dokumentasi lain.

2

Letakkan di dekat pengambil minit bahan dan peralatan yang diperlukan selama beberapa minit. Gunakan pen dan kertas atau komputer untuk merakam minit. Sekiranya menggunakan kertas, pastikan anda mempunyai cukup kertas dan pen dan pensel tambahan. Sekiranya menggunakan komputer riba, gunakan kabel kuasa untuk memastikan kuasa bateri tidak menjadi masalah. Sediakan borang yang digunakan untuk mendokumentasikan suara dan resolusi.

3

Gunakan agenda mesyuarat untuk membimbing aliran minit. Agenda biasanya merangkumi item yang disenaraikan di bawah laporan, perniagaan lama dan perniagaan baru. Merangkumi perkara-perkara di luar agenda kerana ia dibahas dalam mesyuarat.

4

Senaraikan nama semua yang hadir. Sertakan dalam catatan anda sejumlah yang hadir, sama ada kuorum hadir dan penggunaan proksi atau pemberitahuan pengabaian untuk anggota yang tidak hadir. Senaraikan nama ahli yang tidak hadir dalam mesyuarat dan berikan alasan dan dokumentasi, jika ada. Tambahkan ke dalam rekod nama-nama ahli latih dan ahli yang meninggalkan mesyuarat sebelum berakhir.

5

Perhatikan nama atau jenis mesyuarat, lokasi dan tarikh dan masa. Catat panggilan untuk membuat pesanan dan suara untuk menerima minit mesyuarat sebelumnya.

6

Catat suara dan ketetapan dengan menggunakan bahasa dan proses parlimen yang betul. Seorang peserta harus menyerahkan ketetapan, atau membuat usul, yang disokong oleh peserta lain. Panggilan untuk suara harus diikuti dengan penggunaan surat suara atau pertunjukan tangan, seperti yang diperuntukkan dalam dokumen pemerintahan perusahaan. Sertakan butiran mengenai undi, seperti jumlah yang menentang dan yang disukai, sama ada undi adalah majoriti, anggota yang tidak setuju atau tidak memilih.

7

Perhatikan aktiviti yang berkaitan dengan masalah kewangan, cukai dan undang-undang yang kritikal, yang merupakan perkara yang mesti diundi oleh dewan, ahli atau pemegang saham. Contohnya adalah pembelian utama, keputusan pinjaman dan penerbitan stok.

8

Masukkan maklumat yang cukup untuk memberikan rekod penuh. Tulis keputusan yang diundi dan diluluskan oleh para hadirin. Gunakan borang pengisian kertas atau elektronik untuk memastikan bahawa bahasa undang-undang yang betul digunakan dan semua maklumat yang diperlukan diambil. Sertakan nama dan tajuk penceramah serta nama dan perihalan persembahan, laporan dan bentuk.

9

Sertakan maklumat mengenai item agenda yang berkaitan dengan tadbir urus, seperti suara untuk memilih atau membuang anggota, pengambilan dan penyingkiran isu pegawai dan kakitangan peringkat eksekutif, seperti rancangan faedah dan polisi dan prosedur.

10

Sorot item tindakan, seperti keperluan untuk meminta dokumentasi dari pelabur atau keperluan untuk menghubungi pegawai negeri untuk menyelesaikan masalah. Sertakan nama orang atau kumpulan yang bertanggungjawab untuk melaksanakan tindakan tersebut, syarat untuk melaporkan kepada dewan dan fakta yang diperlukan untuk menyelesaikan tindakan tersebut, seperti maklumat hubungan dan tarikh akhir.

11

Catat usul untuk penangguhan dan masa penangguhan. Kumpulkan semua pasangan untuk difailkan dengan minit rasmi dalam rekod syarikat.

12

Menghasilkan semula atau mentranskripsikan minit, memasukkan teks ke dalam dokumen berformat yang merangkumi tajuk, item bernombor atau bulet, item penting yang ditandai atau ditandai dan garis tanda untuk orang yang bertanggungjawab menyiapkan minit.

13

Minta agar ahli dewan atau kakitangan mengulangkaji minit yang telah selesai. Sebilangan syarikat menghendaki agar risalah diedarkan kepada peserta untuk disemak dan diedit sebelum mengedarkan salinan rasmi yang ditandatangani.