Peruntukan Sumber Projek & Struktur Organisasi

Peruntukan sumber projek dalam perniagaan bergantung pada maklumat, keputusan dan pelaksanaan. Pekerja di peringkat kerja syarikat mengumpulkan maklumat dan menghantarnya melalui organisasi ke peringkat eksekutif. Pengurusan atasan membuat keputusan mengenai bagaimana memperuntukkan sumber untuk memenuhi matlamat syarikat. Pengurusan kemudian menghantar keputusan kembali melalui organisasi untuk pelaksanaan peruntukan sumber yang dirancang. Struktur organisasi syarikat mempengaruhi proses ini dan menentukan bagaimana sumber daya diperuntukkan untuk projek.

Mekanisme Peruntukan Sumber

Syarikat boleh memperuntukkan sumber untuk projek mengikut rancangan terpusat yang terkawal dengan ketat, atau dengan menetapkan tujuan dan membiarkan tahap organisasi yang lebih rendah membuat keputusan peruntukan sumber. Pengurusan atasan mesti mencari keseimbangan antara kedua mekanisme peruntukan ini. Organisasi hierarki cenderung ke arah kawalan terpusat, sementara organisasi matriks memperkasakan unit organisasi yang lebih kecil untuk membuat keputusan. Pengambilan keputusan peruntukan sumber terpusat memberikan hasil yang sepadan dengan keseluruhan strategi syarikat. Menetapkan matlamat pelaksanaan yang lebih rendah dalam organisasi boleh menyebabkan peruntukan sumber projek lebih sesuai dengan keadaan setempat.

Organisasi Bahagian

Organisasi bahagian menggambarkan pemisahan mereka mengikut unit organisasi semula jadi seperti produk atau geografi. Permintaan untuk sumber projek dan maklumat mengenai projek yang ada muncul dari peringkat kerja melalui hierarki organisasi. Pengurusan atasan menerima permintaan yang bersaing tetapi serupa dari bahagian yang berbeza. Bahagian biasanya ingin memperluas kemudahan, menambah produk atau lebih banyak kakitangan. Keputusan peruntukan memberikan lebih banyak sumber untuk projek di bahagian yang berprestasi tinggi atau mempunyai prospek terbaik. Syarikat mesti melacak pelaksanaan keputusan peruntukan sumber projek kerana bahagian mungkin akan menggunakan sumber tersebut untuk inisiatif baru.

Organisasi Berfungsi

Peruntukan sumber projek lebih rumit dalam organisasi berfungsi. Pengurusan atasan menerima permintaan projek dan maklumat mengenai projek yang ada dari unit organisasi yang berbeza yang mencerminkan fungsi yang dijalankan oleh perniagaan. Permintaan seperti itu bersaing tetapi tidak serupa. Pemasaran mungkin meminta sumber untuk kempen promosi, produksi meminta dana untuk kemudahan tambahan dan layanan pelanggan memerlukan lebih banyak staf. Pengurusan mesti menilai projek mana yang mencapai matlamat keseluruhan syarikat sehingga tahap maksimum. Setelah syarikat memperuntukkan sumber daya ke unit fungsional tertentu, pelaksanaannya terjamin, kerana unit tersebut akan menggunakan sumber daya untuk menjalankan fungsinya dan bukan inisiatif lain.

Organisasi Matriks

Organisasi matriks mencapai tindakan yang diselaraskan melalui tujuan bersama dan prosedur standard dan bukannya melalui hierarki. Pengurusan atasan mungkin diberitahu tentang bagaimana sumber daya projek diperuntukkan dan mungkin mempunyai persetujuan akhir, tetapi unit organisasi yang lebih kecil mengambil keputusan. Oleh kerana keputusan dan pelaksanaan peruntukan berlaku pada tahap organisasi yang sama, perancangan dapat dipercayai. Pengurusan atasan memberi tumpuan kepada arahan dan proses dan bukannya perincian menjalankan kerja. Peruntukan sumber projek dalam model seperti itu seringkali sesuai dengan keadaan tempatan dan keperluan sebenar, tetapi pengurusan atasan melepaskan beberapa tahap kawalan.