Cara Menguruskan Dokumen Besar di Word

Sekiranya dokumen perniagaan anda terdiri daripada beratus-ratus atau ribuan baris, anda boleh membuatnya lebih mudah diuruskan dengan membahagikannya kepada beberapa bahagian. Pengaturcara komputer sering memecahkan kod menjadi potongan yang boleh dikendalikan, dan anda boleh melakukan perkara yang sama dengan dokumen Microsoft Word anda. Word mempunyai ciri Dokumen Induk terbina dalam yang memerlukan beberapa minit untuk belajar dan membantu anda menjinakkan dokumen yang tidak beraturan ke dalam bahagian yang dapat dikendalikan yang dapat anda bekerjasama dengan lebih produktif.

Garis Besar Dokumen

Garis besar membantu orang menyusun maklumat; garis besar yang dapat dilipat membantu mereka menguruskan sejumlah besar maklumat dalam sejumlah kecil ruang. Word's Ribbon mempunyai tampilan Garis Besar yang dapat Anda beralih ke dengan mengklik "Lihat" dan kemudian mengklik "Menggariskan." Orang sering menggunakan pandangan ini untuk menghasilkan garis besar dalam satu dokumen. Sebagai contoh, anda mungkin membuat beberapa tajuk yang berfungsi sebagai wadah untuk teks yang muncul di bawah tajuk tersebut. Satu tajuk bernama Sales mungkin mengandungi maklumat penjualan sementara yang lain mungkin mempunyai maklumat pemasaran. Setelah memasuki Tampilan garis besar, Anda dapat mengubah teks apa pun menjadi tajuk dengan menyorot teks dan menekan "Alt-Shift-Left."

Dokumen Induk dan Subdokumen

Garis besar dokumen biasa baik-baik saja, tetapi anda mungkin memerlukan sesuatu yang lebih hebat apabila dokumen anda menjadi besar. Microsoft menambahkan bahagian Dokumen Induk ke bahagian Garis Besar Pita yang dapat membantu anda mengurus halaman tersebut dengan cekap dengan mengubah kumpulan teks yang berkaitan menjadi subdokumen. Subdokumen adalah dokumen yang berada di dalam dokumen induk yang lebih besar. Dengan menggunakan tajuk Penjualan sebagai contoh, anda boleh mengubah semua teks di bahagian itu menjadi subdokumen. Anda mempunyai pilihan untuk membuat sebilangan subdokumen yang anda mahu dan bahkan membuatnya berkembang dan runtuh.

Membuat Subdokumen

Sebelum membuat subdokumen, anda perlu mengenal pasti bahagian-bahagian dokumen besar yang ingin anda bahagikan. Sekiranya 20 halaman pertama membincangkan tentang penganggaran, misalnya, anda boleh menjadikan bahagian itu sebagai subdokumen pertama anda. Lakukan ini dengan menambahkan tajuk deskriptif di bahagian atas bahagian dan menyoroti tajuk itu dan semua halaman yang ingin anda sertakan di bahagian tersebut. Apabila anda mengklik "Tunjukkan Dokumen" dan kemudian klik "Buat", Word menambahkan baris di bahagian atas bahagian dan satu di bahagian bawah untuk memberitahu anda bahawa anda telah membuat subdokumen. Anda boleh menggunakan teknik ini untuk menukar bahagian besar maklumat berkaitan menjadi subdokumen. Apabila anda selesai, semuanya akan kelihatan sama kecuali garis pembahagi yang ditambahkan oleh Word untuk memisahkan subdokumen.

Menguruskan Subdokumen

Anda akan memahami kegunaan subdokumen apabila anda mengklik butang "Runtuhkan Subdokumen" di bahagian Garis Besar Pita. Selepas anda melakukannya, semua teks dokumen hilang dan anda hanya melihat pautan hiper. Hyperlink setiap bahagian mengandungi nama tajuk yang anda taip untuk bahagian tersebut. Sekiranya anda membuat dua lusin bahagian, pautan hiperpautan hanya memerlukan dua lusin baris kerana teks yang dikandungnya runtuh. Anda boleh mengembangkan teks dengan mengklik "Luaskan Subdokumen." Selepas anda mengembangkan semua subdokumen, anda boleh mengklik dua kali tanda “+” yang muncul di sebelah tajuk setiap bahagian untuk meruntuhkan teks bahagian itu secara individu. Klik dua kali tanda "+" sekali lagi untuk menyembunyikan teks itu.

Ciri Subdokumen Tambahan

Selain dapat mencari bahagian mana pun dengan cepat dalam dokumen Word besar dengan meruntuhkan bahagian, anda juga dapat memanfaatkan kekuatan segmentasi dokumen. Setiap bahagian yang anda buat menjadi fail fizikal yang terdapat pada cakera keras anda. Lokasi fail muncul sebagai sebahagian daripada teks hyperlink. Ini bermakna bahawa apabila anda mengklik dua kali ikon putih di sebelah hyperlink, Word membuka bahagian di tetingkap baru. Ini membolehkan anda mengerjakan bahagian Jualan anda, misalnya, secara terpisah - bebas dari gangguan teks di sekitarnya. Kerana anda hanya akan bekerja dengan satu bahagian, anda seharusnya dapat mencari barang dengan lebih cepat daripada yang anda lakukan dalam dokumen besar. Selepas anda menetapkan semua ini, anda akan menikmati yang terbaik dari kedua-dua dunia; semua subdokumen akan wujud sebagai sebahagian daripada satu dokumen induk,dan anda akan dapat mengklik dua kali ikon putih di sebelah hiperpautan subdokumen untuk mengusahakan subdokumen tersebut secara berasingan. Apabila anda beralih ke mod Draf dengan mengklik "Lihat" dan kemudian mengklik "Draf," semuanya kembali normal dan anda akan melihat dokumen asal anda dan semua bahagiannya secara keseluruhan.