Piawaian Tandatangan E-mel Korporat

Anda boleh menyiapkan tandatangan e-mel untuk menemani setiap e-mel yang anda kirim, termasuk respons terhadap e-mel yang anda terima. Tandatangan e-mel anda adalah peluang untuk memasarkan syarikat anda kepada pelanggan yang ada dan kepada orang yang mungkin anda belum pernah bertemu sebelumnya. Apabila e-mel anda dihantar atau dihantar sebagai salinan kepada orang lain, itu adalah khalayak yang sama sekali baru yang melihat maklumat syarikat anda. Mengikuti piawaian tandatangan e-mel korporat akan menambahkan profesionalisme kepada surat-menyurat anda, dan juga potensi pemasaran.

Apa yang perlu disertakan

Tandatangan e-mel korporat harus mengandungi semua maklumat hubungan yang diperlukan seseorang untuk menghubungi anda, dan kemudian sebarang pesanan pemasaran pantas yang ingin anda hantar. Maklumat yang harus anda sertakan adalah nama, tajuk, nama syarikat, alamat surat-menyurat, nombor telefon pejabat, nombor telefon bimbit, nombor faks, alamat e-mel dan alamat laman web, semuanya dalam urutan itu. Pastikan untuk memasukkan sebutan di sebelah maklumat hubungan anda seperti "Office" untuk nombor telefon pejabat anda dan "Mobile" untuk nombor telefon bimbit anda. Anda boleh mengakhiri tandatangan e-mel anda dengan mesej pemasaran satu ayat yang boleh menjadi moto syarikat anda atau pengumuman, seperti pelepasan produk baru. Masukkan pesanan pemasaran anda dalam tanda petikan untuk membuatnya menonjol.

Apa Yang Tidak Termasuk

Tandatangan e-mel adalah perwakilan profesional anda dan syarikat anda. Semasa anda membuat tandatangan e-mel anda, jauhkan maklumat rangkaian sosial peribadi anda. Jangan sertakan alamat laman web peribadi anda, atau alamat blog peribadi anda melainkan berkaitan dengan perniagaan anda. Elakkan menyenaraikan maklumat hubungan rangkaian sosial anda seperti nama pengguna dan nama skrin. Jangan senaraikan item seperti contoh senarai pelanggan anda, senarai anugerah yang anda atau syarikat anda telah memenangi, maklumat latar belakang peribadi anda atau maklumat sejarah tambahan mengenai syarikat anda. Pastikan tanda tangan e-mel anda ringkas dan hanya fokus pada maklumat hubungan perniagaan anda.

Gambar

Menyertakan logo syarikat anda dengan tandatangan e-mel anda dapat menjadikan tanda tangan itu kelihatan profesional dan menarik perhatian pembaca. Tetapi jangan terlalu banyak menggunakan grafik dan gambar dalam tandatangan e-mel anda. Jangan buat tandatangan e-mel dengan satu gambar besar yang mengandungi semua maklumat hubungan anda, kerana beberapa program e-mel mungkin menyekat gambar dan penerima tidak akan pernah melihat maklumat tersebut. Sertakan hanya satu gambar kecil dalam tandatangan anda untuk menyertakan maklumat teks yang berasingan, dan elakkan penggunaan gambar animasi kerana ia adalah lampiran besar yang boleh menyebabkan e-mel anda dihentikan oleh penapis spam dan virus.

Setem Kerahsiaan

Cap kerahsiaan adalah teks tambahan yang ditambahkan selepas tandatangan e-mel yang memberi amaran kepada penerima bahawa kandungan e-mel harus dirahsiakan. Ini boleh menjadi risiko untuk mengirim maklumat sulit melalui e-mel kerana dapat diserahkan kepada orang yang salah, atau pihak ketiga dapat mengekstrak e-mel dan mendapatkan informasi tersebut. Tetapi jika anda menghantar e-mel sulit, maka cap kerahsiaan adalah idea yang baik. Pastikan cap pendek dan tepat. Adalah idea yang baik untuk meminta pengacara menolong anda menyusun kata-kata agar ia dapat dilakukan dengan betul.