Cara Mengendalikan Mesyuarat Eksploratori

Pemilik perniagaan kecil menggunakan perjumpaan eksplorasi untuk menguji perairan mengenai projek baru, penggabungan, pengambilalihan atau idea perniagaan lain tanpa komitmen atau kewajiban undang-undang. Mesyuarat ini membolehkan para usahawan atau eksekutif mengadakan perbincangan terbuka dan terus terang untuk menentukan sama ada semua pihak yang terlibat ingin terus maju dengan penilaian yang lebih formal mengenai sesuatu projek dan menggariskan siapa yang akan bertanggungjawab untuk apa.

1

Tuliskan tujuan untuk mesyuarat penerokaan. Sertakan tujuan utama perjumpaan, topik yang akan dibincangkan, orang yang akan dijemput dan hasil yang diharapkan. Senaraikan faedah kepada pihak yang terlibat.

2

Tentukan maklumat apa yang akan disampaikan dalam mesyuarat. Sertakan sebarang statistik, data sejarah, penyelidikan dalaman atau pasaran, percambahan fikiran atau maklumat kewangan. Buat agenda, termasuk perkenalan, pernyataan tujuan dan topik khusus yang akan dibincangkan.

3

Kirim jemputan kepada pihak yang berminat. Huraikan tujuan perjumpaan, apa yang akan dibincangkan, maklumat atau dokumen apa yang harus disediakan dan dibawa oleh setiap pihak dan apakah langkah seterusnya sekiranya pihak-pihak bersetuju untuk terus maju. Komunikasikan bahawa pertemuan itu bersifat eksploratif dan tidak ada yang akan terikat secara sah terhadap cadangan, pernyataan, perwakilan atau komen yang dibuat dalam pertemuan tersebut.

4

Panggil mesyuarat untuk membuat pesanan, memperkenalkan semua pihak dan mengkaji agenda. Ulangi bahawa mesyuarat itu tidak mengikat dan tidak akan membentangkan semua fakta dan maklumat yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas yang anda bincangkan. Jelaskan bahawa pertemuan itu terutama ditujukan untuk mengukur minat para pihak untuk terus maju, berdasarkan perbincangan luas mengenai pandangan mereka mengenai kemungkinan projek dan minat untuk meneruskannya.

5

Mulakan agenda dengan menyatakan minat anda terhadap projek, penjualan, pemerolehan, penggabungan atau program tertentu dan mengapa anda fikir ia akan memberi manfaat kepada semua pihak. Turunkan agenda membuat poin anda dan berikan maklumat yang telah anda sediakan. Berkomunikasi dalam keadaan apa yang anda rasa pihak-pihak harus maju dengan perancangan formal. Contohnya, jika anda mencadangkan penggabungan, bincangkan masalah yang dihadapi oleh kedua-dua pihak, seperti persaingan yang semakin meningkat atau pasaran yang menyusut, dan faedahnya, seperti kos overhed yang lebih rendah, peningkatan bahagian pasaran dan pengurangan kos operasi.

6

Benarkan para hadirin mengemukakan soalan dan meminta input. Beri masa setelah anda menyelesaikan agenda untuk pihak membuat bantahan atau menawarkan idea balas. Minta kedua-dua pihak menyatakan kepentingan kewangan mereka sekiranya pertemuan tersebut berkaitan dengan penjualan atau penggabungan. Adakah pengurusan eksekutif perniagaan menyatakan faedah yang diperlukan oleh cadangan dalaman untuk mereka menandatangani langkah maju dengan penyediaan proposal rasmi. Minta semua pihak menyatakan sokongan atau penentangan mereka untuk terus maju dengan cadangan rasmi dan mengapa. Tentukan sama ada semua pihak ingin maju atau jika cadangan itu sudah mati.

7

Tetapkan syarat untuk bergerak maju sekiranya pihak-pihak bersetuju untuk melakukannya. Sertakan tujuan akhir projek, maklumat apa yang perlu disertakan dalam laporan formal, siapa yang akan memberikan maklumat apa, siapa yang akan menyiapkan laporan dan kapan pertemuan berikutnya akan berlangsung. Tentukan maklumat apa yang termasuk dalam perjanjian kerahsiaan dan bagaimana maklumat tersebut akan disampaikan.