Strategi Komunikasi Pasukan

Kejayaan atau kegagalan projek sering bergantung pada seberapa baik ahli pasukan menyampaikan idea antara satu sama lain dan sejauh mana pasukan menyampaikan maklumat kepada pihak berkepentingan di luar kumpulan. Strategi komunikasi pasukan dapat memastikan semua pihak berkepentingan sejalan dengan sasaran proyek, memberikan struktur interaksi, mendapatkan perincian yang tepat kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat, dan mencegah kelebihan dokumen atau maklumat yang berlebihan yang diabaikan orang, sehingga merugikan projek .

Kebaikan

Ketika pasukan saling bekerjasama dan berkenalan antara satu sama lain, para pemimpin harus menyertakan waktu untuk mengembangkan strategi komunikasi selama fasa awal ini. Strategi ini dapat menggabungkan gaya pembelajaran dan komunikasi para anggota, yang seterusnya melancarkan kemajuan pembinaan pasukan. Pasukan yang berkomunikasi berkesan melakukan dengan berkesan, kerana anggota saling membantu tetap fokus pada tujuan akhir dan menyesuaikan diri dengan perubahan dalam projek. Anggota pasukan boleh merujuk kepada rancangan komunikasi melalui projek untuk mengetahui kandungan apa yang mesti dihantar melalui saluran mana ke pelbagai pihak yang terkena dampak projek, sehingga semua orang terus mengetahui perkembangannya. Pelan induk bahkan dapat mengurangkan pekerjaan: dengan mengetahui siapa yang memerlukan jenis maklumat dan kapan, pasukan dapat mengurangkan jumlah keseluruhan dokumen yang diperlukan untuk mendokumentasikan kemajuan.

Keadaan Kerja

Sekiranya mungkin, bahkan sebelum mengumpulkan pasukan, kepemimpinan harus mempertimbangkan sifat projek atau tugasan itu sendiri dan kesannya pada rancangan komunikasi. Pertama, jenis projek, seperti pengembangan produk baru, tinjauan proses, atau kempen pemasaran akan menentukan siapa yang bekerja dalam pasukan dan siapa yang akan dihubungkan oleh pasukan. Tempoh masa yang akan diambil oleh projek ini menentukan ketetapan relatif saluran: berapa banyak sokongan yang diperlukan oleh pasukan, termasuk intranet atau laman sendiri untuk mengekalkan komunikasi. Tahap autonomi atau saling bergantung juga mempengaruhi sejauh mana saluran, bergantung pada sejauh mana pasukan mesti berkomunikasi. Malah sifat operasi harian mempengaruhi saluran dan kandungan, bergantung pada bagaimana rutin atau variasi pekerjaan itu sendiri:berapa banyak pengemaskinian pasukan yang perlu diberikan kepada pihak berkepentingan sepanjang hayat projek, dan seberapa cepat perubahan dapat berlaku.

Penonton

Ketika strategi komunikasi terbentuk, pengurus dan anggota harus menentukan sejauh mana rangkaian: jumlah penonton dalam pertukaran. Di luar ahli pasukan yang ditugaskan secara langsung dengan projek itu, rancangan itu mesti termasuk menghubungi eksekutif kanan yang mengawasi jabatan yang meliputi projek tersebut, pasukan lain dengan projek bersamaan, jabatan yang menyokong pelbagai peranan atau tugas yang menjalankan projek, pembekal luar yang mesti menyediakan barang atau perkhidmatan, dan malah pelanggan yang memberikan input seperti parameter atau ciri yang diinginkan untuk dimasukkan ke dalam projek yang telah siap.

Kandungan

Kandungan strategi komunikasi adalah kandungannya. Rancangan harus dimulakan dengan tujuan strategik, misinya. Nampaknya jelas, tetapi jika pengurus dapat menyaringnya ke garis tanda dan memasukkan tag ke dalam templat dokumentasi, tujuannya secara harfiah tetap dapat dilihat oleh semua orang yang terlibat; tugas, komunikasi, agenda yang tidak berkaitan dengan pernyataan misi itu lebih mudah dilihat dan dihapuskan. Seterusnya, objektif untuk mencapai tujuan tersebut lebih mudah ditulis dan diikuti untuk memastikan semua orang sentiasa sejajar. Pengurusan dan penyelia dapat dengan mudah menyatakan siapa yang perlu mendapatkan apa ke mana dan kapan untuk memenuhi misi. Dua aspek akhir kandungan adalah bahasa dan maklum balas. Gunakan bahasa biasa, elakkan penggunaan jargon bila boleh. Sangat mudah bagi pasukan untuk mengembangkan "dialek" dalaman, khusus projekuntuk surat-menyurat yang lebih pantas yang dapat mengasingkan semua orang di luar kumpulan. Gelung maklum balas yang kuat dan jujur ​​dapat mengatasi masalah ini, selagi pasukan mendengar dengan teliti semua pihak yang berkepentingan dan menyesuaikan hubungan dengan sewajarnya.

Saluran

Teknologi memberikan banyak saluran dari telefon bimbit, e-mel, pesanan segera, forum atau papan pesanan dan ruang sembang hingga persidangan video melalui kamera komputer riba. Setiap saluran mempunyai kekuatan dan batasan, jadi strategi komunikasi harus menggunakan banyak saluran dan bahkan mengembangkan grid atau kerangka yang menunjukkan pihak berkepentingan mana yang memiliki akses ke media mana, ditambah dengan jenis konten yang perlu disampaikan, untuk menentukan cara terbaik untuk menghubungkan semua orang sepanjang tempoh projek.