Keperluan Dokumentasi untuk Perbelanjaan Perniagaan Dengan IRS

Walaupun Perkhidmatan Hasil Dalam Negeri menghendaki perniagaan anda hanya menyerahkan kertas kerja tertentu, seperti borang 1099, dokumentasi yang tepat sangat penting jika perniagaan anda pernah menghadapi audit cukai. Kecuali anda mempunyai nota dan penerimaan yang mencukupi yang mendokumentasikan setiap perbelanjaan perniagaan yang anda tolak dari penyata cukai yang lalu, IRS mungkin akan membuat anda bertanggungjawab untuk cukai balik selain denda dan pembayaran faedah yang besar.

Bukti Fotografi

Untuk menuntut potongan pejabat rumah, anda mesti mendedikasikan kawasan pejabat anda hanya untuk tujuan kerja. Jumlah sewa atau gadai janji, utiliti dan juga bil telefon anda secara langsung berkaitan dengan rakaman persegi ruang khusus ini. Bonnie Lee dari majalah Usahawan mencadangkan mengambil foto bertarikh ruang pejabat rumah anda sebagai perlindungan sekiranya berlaku audit, terutama jika penempatan atau kawasan pejabat anda berubah dari masa ke masa. Dalam beberapa kes, video seseorang yang mengukur ruang dapat menghilangkan kebutuhan untuk lawatan ke rumah semasa audit.

Gambar aset atau perbelanjaan yang berkaitan yang tidak ada resit anda, seperti rak buku semula yang anda gunakan sekarang di pejabat rumah anda, juga bermanfaat.

Penyimpanan Rekod Jangka Panjang

IRS dapat mengaudit pulangan dari tahun yang lalu, jadi penting untuk menyimpan catatan lama. Dalam temu ramah dengan majalah Inc., firma perakaunan Hirsch & Silberstein mencadangkan agar menyimpan semua penerimaan, cek yang dibatalkan dan penyata bank sekurang-kurangnya tujuh tahun. Sentiasa simpan rekod harta tanah dan salinan setiap penyata cukai sebelumnya, tidak kira berapa umurnya.

Dokumentasi Pekerja

Menurut IRS, anda mesti meminta setiap pekerja mengisi Borang I-9: Pengesahan Kelayakan Pekerjaan. Anda juga mesti meminta pekerja mengisi Borang W-4: Perakuan Elaun Pemotongan Pekerja untuk mengira jumlah yang ditahan dari gaji mereka. Kontraktor bebas dan pekerja lain sekali-sekala harus mengisi Borang W-9: Permintaan Nombor Pengenalan Wajib Pajak dan Perakuan. Simpan salinan asal semua borang ini selama-lamanya.

Sekiranya anda mempunyai pekerja, perniagaan anda mesti mengemukakan Borang W-2: Penyata Upah dan Cukai dengan IRS dan mengedarkan salinannya kepada pekerja dan Pentadbiran Keselamatan Sosial selewat-lewatnya pada 31 Januari setiap tahun. Sekiranya anda mengupah kontraktor bebas, anda mesti mengemukakan Borang 1099-MISC dengan IRS dan memberikan salinan kepada kontraktor selewat-lewatnya pada 31 Januari setiap tahun.

Resit untuk Pembelian dan Perbelanjaan

IRS Publication 583 menggariskan senarai lengkap pembelian dan perbelanjaan yang mendorong pemilik perniagaan untuk menyimpan rekod. Kaedah penyimpanan rekod tidak diperlukan, tetapi anda harus mempunyai dokumentasi yang mencukupi untuk mengesahkan perbelanjaan atau pembelian yang anda tuntut pada penyata cukai anda, selain pengesahan semua pendapatan perniagaan. Atur resit mengikut tahun fiskal dan kategori untuk rujukan masa depan yang mudah.