Apa yang Perlu Saya Lakukan Sekiranya Kreditor Menolak Memberi Saya Resit?

Resit adalah bukti bahawa anda telah membuat pembayaran tertentu untuk barang atau perkhidmatan. Ini juga merupakan dokumentasi penting untuk menyimpan rekod perniagaan anda dan dalam menyediakan penyata cukai anda. Amalan perniagaan terbaik menghendaki anda memfailkan resit anda dengan cara yang teratur sehingga jika anda perlu merujuknya, anda dapat mencarinya dengan mudah. Sekiranya anda tidak dapat memperoleh resit, masih ada langkah yang boleh anda ambil untuk membuat jejak kertas.

Prosedur Piawai

Kecuali anda membayar terlebih dahulu, semasa anda menerima penghantaran, anda biasanya akan menerima senarai pembungkusan atau invois. Sekiranya anda membayar terlebih dahulu, anda harus menerima resit. Sekiranya anda hanya menerima senarai pembungkusan, pembekal boleh menghantar bil berasingan atau menggabungkan bil dan menghantar invois bulanan kepada anda. Pada ketika ini, anda berhutang kepada pembekal anda dan dia bukan sahaja menjadi pembekal anda tetapi juga pemiutang anda.

Dokumentasi Hilang

Jejak kertas yang mencukupi adalah komponen penting dalam menjalankan perniagaan yang berjaya. Anda tidak hanya perlu mengesan perbelanjaan tetapi anda juga harus dapat mengesahkan perbelanjaan sekiranya anda menjadi subjek audit oleh Internal Revenue Service. Sekiranya anda tidak mempunyai resit, langkah pertama adalah menghubungi pemiutang dan meminta pendua. Kebanyakan pemiutang memahami keperluan anda untuk menyimpan rekod yang betul. Mereka juga ingin memastikan bahawa anda berdua bersetuju dengan apa yang telah dibayar dan apa yang perlu dibayar. Dengan memberikan rekod mereka, lebih mudah untuk menyelesaikan sebarang perbezaan.

Penolakan Pemiutang

Tidak banyak kejadian apabila pemiutang tidak akan memberikan resit kepada anda Sekiranya anda dalam keadaan baik dan mereka menyimpan rekod yang mencukupi, mereka pasti senang melakukannya. Sudah tentu, jika mereka tidak mempunyai rekod pembayaran anda, mereka tidak dapat mengesahkan pembayaran anda dan dengan demikian tidak dapat memberikan resit. Sebagai pemilik perniagaan, adalah mustahak anda menjaga kawalan dalaman yang ketat untuk memastikan bahawa pembayaran anda benar-benar dilakukan dan tidak dialihkan oleh salah seorang pekerja anda, sehingga mengakibatkan pemiutang menolak untuk mengeluarkan resit kerana mereka tidak pernah menerima dana.

Alternatif

Anda selalu dapat menggunakan beberapa bentuk pengesahan alternatif untuk rekod anda, jika anda tidak dapat memperoleh resit dari bekas pemiutang. Sekiranya anda membayar dengan cek, lampirkan salinan cek yang dibatalkan pada salinan invois dan masukkan ke dalam rekod anda. Walaupun hanya menulis nombor cek, tarikh dan jumlah yang dibayar pada invois harus mencukupi untuk rekod anda. Pada bulan Oktober 2004, undang-undang persekutuan yang dikenali sebagai "Cek 21" disahkan yang membolehkan bank hanya memberikan salinan elektronik cek anda. Ini adalah bukti pembayaran yang mengikat secara sah.

Dokumentasi sokongan

Sekiranya anda membayar dengan kad kredit, anda boleh melampirkan salinan penyata bulanan. Sekiranya anda membayar secara tunai dan tidak dapat memperoleh resit, ada kemungkinan pembekal tidak mahu melaporkan pendapatan tersebut dan anda tidak dapat mengesahkan pembayaran. Anda masih boleh menyenaraikan pembayaran pada penyata cukai anda. Menurut IRS Publication 583 cek yang dibatalkan, penerimaan daftar tunai, penyata akaun, slip kad kredit, invois dan slip tunai kecil adalah semua bentuk dokumen sokongan yang sah.