Cara Menulis Memo Perniagaan Formal

Memo perniagaan berguna dalam menyampaikan maklumat penting dengan cepat kepada banyak orang di jabatan atau syarikat. Memo memberitahu pekerja mengenai dasar baru, mengumumkan maklumat penting, memberikan butiran mengenai projek atau memberitahu pekerja mengenai tarikh akhir. Walaupun pokok persoalan memo berbeza, semua memo perniagaan mengikut format asas yang sama.

Garis dan Header Memo

Ketik perkataan "memo" atau "memorandum" dan pusatkannya di bahagian atas halaman. Mulakan blok pengepala di kiri atas halaman dua baris sebelum garis memo. Taip "Ke:" pada baris pertama dan senaraikan setiap nama penerima dan petak pekerjaan. The Purdue Online Writing Lab mengesyorkan menggunakan nama penuh dalam menu walaupun anda memanggil penerima dengan nama panggilan apabila anda melihatnya secara peribadi. Ikuti garis itu dengan "Dari:" dan taipkan nama dan tajuk pekerjaan anda. Taip "Tarikh:" dan tarikh semasa di baris seterusnya. Segmen subjek berada di baris keempat dan terakhir tajuk. Taip "Subjek:" dan kemudian sertakan penerangan ringkas mengenai subjek. Penerima lebih cenderung membaca memo tersebut jika anda menjadikan subjek secepat mungkin. "Jadual Penghantaran Projek Jupiter" akan mendapat lebih banyak perhatian daripada "Projek Jupiter,"Terutamanya jika penerima menerima banyak memo mengenai projek itu.

Pembukaan

Pembukaan secara ringkas menerangkan sebab memo itu. Baris pertama anda mungkin berbunyi, "Tahap pertama Projek Musytari dijadualkan pada akhir bulan. Untuk memastikan bahawa kami mencapai matlamat ini, kami perlu mengetahui status tugas anda. " Pastikan bahagian ini memo pendek. Ia harus menjelaskan secara ringkas dan ringkas sebab memo itu. Sekiranya pembukaannya panjang atau samar-samar, pembaca anda mungkin tidak berjaya memasuki bahagian utama memo anda.

Blok Utama

Blok utama memo berkembang semasa pembukaan dan merangkumi maklumat tambahan untuk menyokong kalimat pembuka. Matthew W. Ford College of Business menyarankan untuk mengelakkan teks yang besar dan mengesyorkan agar anda menggunakan ayat atau frasa tunggal sebagai gantinya untuk meringkaskan maklumat yang perlu diketahui oleh penerima. Blok utama memo anda mungkin merangkumi ayat yang meminta penerima menyenaraikan setiap tugas yang diberikan kepada mereka dan mengemas kini perkembangan setiap tugas anda. Akhiri memo dengan mengucapkan terima kasih kepada penerima atas bantuan mereka. Minta mereka menghubungi anda sekiranya mereka mempunyai pertanyaan atau masalah. Maklumkan kepada penerima mengenai sebarang dokumen yang mungkin dilampirkan dengan mengetik "Dilampirkan:" dan termasuk keterangan ringkas lampiran.

Format dan Gaya

Gunakan fon 12 titik yang tidak sukar dibaca, seperti Times New Roman, Arial atau Calibri. Tulis perenggan yang panjangnya tiga hingga lima ayat. Pastikan setiap perenggan hanya mengandungi satu idea. Hadkan memo itu ke satu halaman. Sekiranya memo lebih panjang, penerima anda mungkin tidak membaca melewati halaman pertama. Elakkan bahasa dan ayat yang panjang lebar. Jangan mengelirukan memo dengan laporan. Tujuan memo adalah untuk meringkaskan maklumat penting dalam format yang boleh dibaca. Simpan analisis panjang lebar atau perbincangan falsafah untuk mesyuarat atau laporan.