Protokol untuk Mesyuarat Lembaga Pengarah

Anggota dewan selalunya merupakan sukarelawan atau anggota sambilan organisasi yang sering tidak mempunyai masa untuk memaksimumkan persiapan mesyuarat dewan mereka. Sama ada dewan mengawasi perniagaan kecil yang diperbadankan atau memberikan bimbingan kepada organisasi nirlaba, anggotanya biasanya tidak menyiapkan mesyuarat, tetapi menjalankan perniagaan sekali di sana. Membantu ahli dewan membuat persiapan untuk perjumpaan dan menjalankannya secara teratur dan tepat pada masanya memerlukan komunikasi sebelum pertemuan, pengumpulan maklumat dan agenda yang teratur.

Baca Peraturan Anda

Peraturan perundangan organisasi sering menentukan kapan mesyuarat dewan mesti diadakan dan berapa banyak anggota dewan mesti hadir untuk membuat kuorum. Kuorum adalah jumlah minimum anggota dewan yang hadir untuk menyelesaikan urusan perniagaan rasmi melalui undian. Walaupun anda boleh mengadakan mesyuarat dewan tanpa kuorum, anda tidak akan dapat melaksanakan tindakan rasmi, seperti menaikkan iuran, mengubah peraturan, membuat janji atau mengubah syarat keahlian.

Tetapkan Tarikh

Tetapkan tarikh mesyuarat dan hubungi ahli dewan untuk menentukan siapa yang dapat hadir. Walaupun anda mempunyai kuorum pada tarikh cadangan pertama anda, ketua jawatankuasa utama mungkin tidak dapat hadir, dokumen kewangan mungkin tidak dikemas kini pada waktu itu atau faktor lain mungkin memerlukan perubahan tarikh tersebut. Sebaik sahaja anda mempunyai tarikh yang memenuhi kehendak anda, sampaikan tarikh, masa dan tempat kepada ahli dewan, tempah tempat perjumpaan anda dan mulailah mengatur segala makanan dan minuman atau keperluan audio-visual yang anda perlukan.

Hantar Tugasan

Hubungi ahli dewan secara berkumpulan atau secara individu untuk memberi tahu mereka tentang peranan mereka dalam mesyuarat tersebut. Hantar semula item tindakan dari mesyuarat dewan terakhir untuk disemak oleh ahli dewan. Sertakan salinan minit mesyuarat terakhir, yang perlu disetujui, dipinda atau ditolak oleh ahli dewan pada mesyuarat yang akan datang. Tawarkan sokongan sekiranya ahli dewan memerlukan bantuan untuk membuat pembentangan mereka. Contohnya, ketua kewangan atau bendahari memerlukan status kewangan organisasi semasa. Ketua keahlian memerlukan nombor ahli dan geseran baru.

Buat Agenda

Agenda perjumpaan harus meliputi panggilan untuk memesan, pengenalan peserta, persetujuan minit mesyuarat sebelumnya, laporan presiden, laporan bendahari, laporan jawatankuasa, waktu untuk membincangkan perniagaan baru, waktu untuk mengkaji perniagaan lama dan penangguhan. Hantarkan salinan agenda dengan anggaran masa untuk setiap bahagian supaya ahli dewan tahu kapan mereka akan membuat pembentangan mereka. Sertakan waktu rehat untuk memberi peluang kepada anggota dewan untuk membuat panggilan telefon atau mendaftar masuk dengan pejabat mereka semasa perjumpaan yang panjang dan memastikan pertemuan anda tetap berjalan.

Format Mesyuarat

Banyak dewan mematuhi Peraturan Perintah Robert untuk mengadakan mesyuarat. Ini adalah sistem yang teratur untuk menyampaikan maklumat, membuat gerakan, memberikan suara dan menjalankan perniagaan semasa mesyuarat. Bawalah salinan Peraturan Perintah Robert dan tinjau secara khusus peraturan berkenaan dengan membuat dan meloloskan gerakan untuk memastikan setiap urusan penting yang anda jalankan dibenarkan di bawah peraturan perundang-undangan anda. Mempunyai salinan peraturan perundang-undangan anda semasa mesyuarat. Anda mungkin dapat mengakses Peraturan Perintah Robert dan peraturan perundangan anda secara elektronik semasa mesyuarat untuk rujukan. Minta setiausaha organisasi atau pengganti yang ditetapkan menyimpan minit mesyuarat. Tutup rapat dengan membaca item tindakan yang dipersetujui semasa mesyuarat supaya anda dapat membuat senarai item ini untuk disertakan dalam minit mesyuarat.