Menyiapkan Pelan Pentadbiran Kontrak

Kontrak adalah perjanjian yang mengikat antara dua pihak atau lebih. Pihaknya boleh menjadi entiti kerajaan atau perniagaan atau individu. Semasa rundingan kontrak, satu pihak menawarkan untuk menyelesaikan tindakan khusus sebagai pertimbangan untuk pembayaran dari pihak atau pihak lain. Rancangan pentadbiran kontrak membantu perniagaan anda menguruskan kontrak dengan jayanya dan menyediakan alat untuk memantau prestasi syarikat anda dan mematuhi syarat kontrak.

Penghantaran

Baca kontrak anda dengan teliti dan buat senarai semak untuk semua kontrak yang boleh dihantar. Pembayaran yang diterima oleh perniagaan anda dari kontrak anda sering bergantung pada penerimaan produk atau perkhidmatan pihak lain, biasanya sesuai dengan spesifikasi bertulis. Apabila anda menyenaraikan kontrak yang boleh dihantar, perhatikan standard khusus untuk penerimaan dan peruntukan penggantian.

Jadual

Kontrak merangkumi jangka masa tertentu. Rancangan pentadbiran kontrak mesti merangkumi jadual untuk tarikh permulaan, tarikh akhir penghantaran dan tarikh tutup kontrak. Perhatikan tonggak yang mempengaruhi pengeluaran atau penyerahan barang yang dapat dihantar, dan masukkan ke dalam kalendar kontrak. Jadual induk dengan tonggak dan tarikh akhir adalah alat perancangan yang digunakan syarikat anda untuk memantau kemajuan dan menyesuaikan rancangan pentadbiran.

Kewangan

Syarikat anda mesti mempunyai anggaran kontrak yang memperincikan perbelanjaan yang anda tanggung semasa melaksanakan kontrak. Orang yang bertanggungjawab untuk pentadbiran kewangan juga perlu menyatukan perbelanjaan yang diunjurkan dengan perbelanjaan sebenar dan mengeluarkan perbelanjaan kontrak yang dapat anda bayar. Orang yang menguruskan anggaran kontrak mesti mengetahui dokumentasi apa yang menyertai setiap invois, bagaimana anda dibayar dan bila anda dibayar. Pendapatan anda dari kontrak juga akan dimasukkan ke dalam buku syarikat anda dengan cara yang membolehkan anda mengesan hutang dan kontrak akaun kontrak.

Pelan kerja

Buat rancangan kerja yang memperuntukkan kakitangan dan sumber kewangan yang diperlukan untuk memenuhi syarat kontrak. Tetapkan tanggungjawab untuk setiap penyampaian kepada kakitangan dalaman atau kenal pasti bantuan sementara dan pakar luaran yang anda perlukan untuk memenuhi jadual kontrak. Rangka jadual pelaporan yang memberi anda maklumat mengenai sumber yang diperlukan, sumber daya yang diperuntukkan dan beban kos sumber anda. Menilai tahap prestasi anda secara berkala. Bandingkan aktiviti dan output yang dicadangkan dengan input dan hasil sebenar anda. Minta pengubahsuaian kontrak jika anda betul-betul ketinggalan jadual. Bersedia untuk memberikan penjelasan terperinci tentang bagaimana anda merancang untuk menangani faktor-faktor yang menghalang kejayaan pelaksanaan rancangan kerja asal anda.

Pengurusan Risiko

Kenal pasti risiko yang boleh menghalang syarikat anda memenuhi syarat kontrak. Kehilangan kakitangan utama, bencana alam dan kekangan kewangan adalah risiko biasa yang dihadapi oleh kontraktor. Siapkan strategi untuk menangani risiko yang anda kenal pasti. Bangunkan sedikit kelonggaran ke dalam rancangan kerja untuk membuat kemungkinan pembetulan kursus atau menyesuaikan tonggak kontrak tanpa menanggung kos tambahan atau kehilangan tarikh akhir yang mempengaruhi pendapatan anda dari kontrak.