Matlamat Komunikasi Perniagaan

Sebagai pemilik perniagaan kecil, sangat menggoda untuk melihat keadaan komunikasi semasa sebagai tidak masuk akal. Buktinya ada di mana-mana; orang bergegas menjalani kehidupan seharian mereka, dengan tergesa-gesa menyisir mesej teks, e-mel dan surat pos mereka untuk melihat apakah mereka melupakan sesuatu yang sangat mendesak, begitu kritikal sehingga dunia mungkin runtuh jika mereka tidak bertindak balas terhadap teks atau mel suara sekarang .

Semua yang tersebar seperti ayam tanpa kepala memberi peluang kepada anda untuk menonjol di antara pekerja, pelanggan, vendor, wakil jualan dan rakan luar, sebagai seseorang yang lebih profesional dalam komunikasi. Anda adalah komunikator profesional. Anda dapat memberikan kesan yang berkelas pada semua orang yang anda temui, kerana anda bersedia untuk memperlambat langkahnya. Anda cukup pintar untuk mengetahui bahawa nama baik, jenama, imej dan reputasi anda bergantung pada menjadi komunikator yang baik, jadi anda memutuskan untuk meningkatkan tujuan komunikasi perniagaan anda.

Sebanyak yang telah anda ketahui mengenai komunikasi, anda juga tahu bahawa anda akan mendapat kelebihan yang berbeza daripada pesaing anda dengan memastikan bahawa anda:

  • Ikuti proses komunikasi asas.
  • Pertimbangkan beberapa definisi komunikasi perniagaan yang berguna. Pahami ciri komunikasi perniagaan yang jelas. Lihatlah tujuan komunikasi perniagaan.

Menaikkan Komunikasi

Buat masa ini, cubalah untuk tidak memikirkan pesanan mel suara yang anda tinggalkan di mesin seseorang atau e-mel yang anda hantar yang gagal mendapat sambutan. Walaupun ini pasti merupakan bentuk komunikasi, mereka adalah satu arah. Sebilangan besar bentuk komunikasi adalah pertukaran dua hala. Dengan cara ini, komunikasi "umum" dan komunikasi perniagaan mengikuti beberapa langkah yang serupa:

  • Pengirim menghasilkan idea.
  • Pengirim memutuskan bagaimana mengungkapkan idea dengan kata-kata - pakar komunikasi proses memanggil "pengekodan."
  • Pengirim memilih media (telefon, e-mel, mesej teks) untuk menghantar idea. * Pengirim menghantar mesej.
  • Penerima menerima dan menguraikan (menyahkod) mesej.
  • Penerima memberikan maklum balas.

Tentukan Komunikasi Perniagaan

Ini dapat membantu memantapkan pemahaman anda dengan definisi, jadi pertimbangkan satu dari Kamus Perniagaan. Ia mendefinisikan komunikasi sebagai:

  • "Proses dua arah untuk mencapai persefahaman bersama, di mana para peserta tidak hanya bertukar (menyandikan-menyahkod) maklumat, berita, idea dan perasaan tetapi juga membuat dan berkongsi makna."

Komunikasi "umum" dibezakan dari komunikasi perniagaan, kerana konteks di mana pertukaran itu berlaku - dengan kata lain, dalam suasana perniagaan. Ini adalah salah satu masa yang berguna di mana terdapat banyak definisi komunikasi perniagaan, yang membolehkan anda menggabungkan unsur-unsur yang anda fikirkan sesuai.

Satu definisi telah bertahan dalam ujian waktu, ditulis oleh Lawrence David Brennan dalam bukunya tahun 1960, "Komunikasi Perniagaan." Perhatikan bagaimana ia menggarisbawahi tetapan:

  • "Komunikasi perniagaan adalah ekspresi, penyaluran, penerimaan dan pertukaran idea dalam perdagangan dan industri. "

Kamus Perniagaan telah memperluas definisi ini dengan mengatakan bahawa komunikasi perniagaan adalah:

  • "Perkongsian maklumat antara orang dalam perusahaan yang dilakukan untuk kepentingan komersial organisasi. Di samping itu, komunikasi perniagaan juga dapat merujuk kepada bagaimana syarikat berkongsi maklumat untuk mempromosikan produk atau perkhidmatannya kepada bakal pengguna. "

Hasilnya ialah komunikasi perniagaan boleh mengambil dua bentuk: dalaman dan luaran. Jadi, beberapa komunikasi yang anda kongsi ditujukan untuk dunia di luar sana, dan beberapa komunikasi yang anda kongsi ditujukan untuk khalayak dalaman anda, yang bermaksud pekerja dan rakan sekerja anda yang lain. Fikirkan komunikasi dalaman sebagai maklumat sulit atau hak milik.

Tidak mungkin anda menyekat aliran maklumat dengan cara yang lain. Dengan kata lain, tidak mungkin anda berada dalam kedudukan untuk berkongsi maklumat dengan khalayak luaran, sambil menyimpannya (atau berusaha menyimpannya) dari anggota khalayak dalaman anda. Mereka mesti dijaga. Seperti yang dinyatakan oleh Komunikasi Perniagaan:

  • "Komunikasi perniagaan sangat penting untuk melaksanakan fungsi pengurusan dan memastikan kejayaan organisasi."

Fokus pada Karakteristik Bercerita

Pada titik ini, mungkin mulai teringat kepada anda bahawa sedikit lebih daripada menetapkan dapat membezakan komunikasi perniagaan daripada komunikasi "umum" yang berlaku di dunia anda. Oleh itu, jika anda pernah bertanya-tanya, "Apa ciri komunikasi perniagaan?" cari beberapa kualiti berikut. Mereka mungkin tidak hadir dalam setiap komunikasi yang anda hantar atau terima. Tetapi kerana komunikasi perniagaan juga bertujuan, kemungkinan ciri-ciri tertentu akan muncul berulang kali. Komunikasi perniagaan adalah:

  • Fakta. Komunikasi perniagaan yang baik adalah fakta. Tidak ada yang dapat merosakkan reputasi perniagaan lebih cepat daripada melaporkan statistik yang tidak tepat, setengah kebenaran dan tuntutan yang terlalu tinggi. Pada masa ini, orang memeriksa maklumat untuk ketepatan, dan teknologi menjadikannya agak mudah bagi mereka untuk melakukannya. Bahan penjualan dan promosi perniagaan memberikannya kelonggaran untuk membanggakan - membanggakan - selagi tuntutan dapat disokong dan disahkan. * Kosongkan. Komunikasi perniagaan yang baik bebas daripada pernyataan yang samar-samar dan tidak jelas .Penerima mesej tidak akan pernah tertanya-tanya tentang apa itu mesej. " Komunikasi yang jelas "dibantu" dengan menggunakan kata-kata sederhana, bukan kata-kata yang rumit dan dengan menggunakan ayat-ayat yang langsung, deklaratif. Ramai orang merasa lebih senang untuk mengikuti maklumat apabila disajikan dalam bentuk titik peluru atau apabila disertakan dengan carta atau gambar rajah. Elemen-elemen ini meningkatkan kejelasan juga.
  • Praktikal. Komunikasi perniagaan yang baik berguna dan perlu. Sama ada komunikasi itu berbentuk laman web perniagaan, brosur atau siaran pers, harus ada alasan yang menyokong mengapa komunikasi itu wujud dan bagaimana orang dapat memperoleh manfaat dari komunikasi tersebut.
  • Selalunya memujuk. Komunikasi perniagaan yang baik bertujuan untuk menggerakkan seseorang dalam kumpulan dalaman atau luaran untuk melakukan sesuatu. (Dan jika sudah jelas, harus jelas apa itu "sesuatu".) Sebilangan pemilik perniagaan membuat kesilapan kerana tidak memperhatikan kehebatan mesej subliminal dalam komunikasi mereka. Contohnya, menghantar ucapan ulang tahun dalaman syarikat dan menetapkan "pekerja bulan" memerlukan masa dan usaha. Tetapi pesan persuasif yang tersirat harus jelas bagi pekerja yang tanggap: "Ini adalah syarikat yang mengambil berat, jadi ambil bahagian dan ambil berat tentang syarikat itu."
  • Strategik. Komunikasi perniagaan yang baik dirancang, disusun dan dilaksanakan sehingga mencapai tujuan tertentu.

Lihat Matlamat Komunikasi Perniagaan

Seperti yang anda duga, tujuan tersebut boleh berbeza seperti anggota kakitangan anda. Sebenarnya, semasa anda melihat-lihat pejabat anda, jenis komunikasi perniagaan yang mengalir secara dalaman mungkin menggambarkan bentuk, fungsi atau keperibadian pelbagai jabatan anda. Beberapa tujuan komunikasi perniagaan merangkumi:

  • Berkongsi maklumat, yang mungkin mewakili sebahagian besar komunikasi perniagaan yang anda kirimkan secara dalaman dan luaran. Maklumat tersebut mungkin tepat pada masanya, seperti laporan penjualan dan hasil tinjauan kepuasan pelanggan. Sebilangannya mungkin bersifat sensitif, seperti laporan pendapatan anda. Dan sebahagian daripadanya mungkin ditandai sebagai "sulit" dan hanya terhad kepada orang-orang tertentu, seperti perubahan arah strategik di antara salah satu pesaing anda. Tujuan utama komunikasi jenis ini adalah untuk mendidik dan menyedarkan. * Membujuk,yang banyak orang mudah kaitkan dengan bahan penjualan, pengiklanan dan pemasaran. Apabila jenis usaha persuasif ini dibuat dengan baik, penerima akan tergerak dan bahkan ingin bertindak berdasarkan mesej tersebut. Tetapi "cagaran" yang mempromosikan produk atau perkhidmatan perniagaan anda mewakili beberapa komunikasi perniagaan persuasif yang mungkin anda fikirkan sebagai pemilik perniagaan kecil. Menempatkan penjual atau pembekal yang keras kepala mungkin pada suatu ketika memerlukan daya tarikan yang meyakinkan. Mencuba untuk mendapatkan variasi pengezonan untuk perniagaan anda mungkin memerlukan banyak usaha persuasif kepada pejabat pemerintah daerah dan daerah. Dan jangan lupa tentang pekerja anda, yang pada satu ketika mungkin mempersoalkan kebijaksanaan dasar atau prosedur syarikat baru. E-mel yang meyakinkan dari anda mungkin adalah apa yang mereka perlukan untuk memperbaikinya.
  • Menilai prestasi dan memberi maklum balas, yang akan disetujui oleh banyak pemilik perniagaan kecil adalah kemahiran yang mereka kembangkan dari masa ke masa. Bagaimanapun, tidak ada seorang pun yang menilai prestasi dan potensi manusia. Bentuk komunikasi perniagaan ini biasanya dinanti-nantikan oleh pekerja, terutamanya jika dikaitkan dengan kenaikan gaji. Oleh kerana ulasan adalah salah satu cara agar pemilik perniagaan tetap bertanggungjawab terhadap pekerjanya, pemilik yang bijak mengikuti jadual dan memastikan bahawa dia mempunyai sistem praktikal untuk menilai prestasi pekerja.
  • Memotivasi, yang dapat menjalankan gamut dari memo terima kasih yang dikirimkan kepada semua pekerja untuk pengumuman peraduan penjualan yang terkait dengan hadiah yang luar biasa. Tidak ada yang tahu pekerja anda lebih baik daripada anda, jadi tidak ada yang tahu lebih baik bagaimana memotivasi mereka untuk terus atau meningkatkan tahap pekerjaan yang mereka hasilkan. Tujuan lain komunikasi perniagaan motivasi adalah untuk memupuk persahabatan di tempat kerja, yang sering menimbulkan kesetiaan.
  • Memberi nasihat, yang mungkin anda anggap sebagai salah satu bahagian paling penting bagi peranan anda sebagai pemilik perniagaan kecil. Agaknya, pekerja anda memandang tinggi dan bergantung kepada anda untuk kepimpinan - untuk memberitahu mereka bukan sahaja apa yang harus dilakukan tetapi bagaimana melakukannya dengan lebih baik. Sebagai bentuk komunikasi perniagaan, nasihat dapat ditujukan kepada individu atau kumpulan, bergantung pada keadaannya. Dicipta dengan teliti dan dengan contoh yang berguna untuk menggambarkan perkara anda, komunikas ini dapat menjadi sumber yang berharga bagi pekerja. Menawarkancadangan, pendapat dan idea, yang dapat mengalir dua arah, dari anda kepada pekerja anda atau dari mereka kepada anda. Bergantung pada struktur perniagaan anda, anda mungkin juga mempunyai pengurus pertengahan yang bergantung kepada anda untuk meneruskan aliran ini. Saran, pendapat dan idea boleh menjadi janji besar untuk meningkatkan perniagaan dengan pelbagai cara - selagi ego, persaingan dan kecemburuan persaingan tidak mengganggu. Juga, diperlukan komitmen dari pihak pemilik perniagaan yang yakin dan berfikiran terbuka untuk memastikan komunikasi jenis ini tetap berjalan. Pada masa awal, banyak pemilik perniagaan kecil berjanji untuk mempertahankan "kebijakan pintu terbuka" untuk cadangan, pendapat dan idea. Tetapi kemudian mereka akhirnya meminta akhbar masa dan tanpa sengaja memotong sumber berharga ini. Mengesyorkanarahan atau latihan yang berkaitan dengan pekerjaan, yang boleh anda lakukan sendiri atau melakukan outsourcing kepada pihak ketiga. Walau apa pun, bentuk komunikasi perniagaan ini juga boleh mengandungi unsur pujukan, terutama jika anda mengesyaki pekerja mungkin menolak cadangan tersebut. Pekerja anda mungkin akan mengejutkan anda: Biasanya, mereka akan menghargai peluang untuk mengembangkan pengetahuan dan meningkatkan kemahiran mereka sambil meningkatkan nilai mereka kepada anda. Pengajaran dan latihan sering memerlukan dua gelombang komunikasi: yang pertama untuk mengumumkan latihan; yang kedua untuk memberikan maklumat sokongan, seperti bahan rujukan.

Seperti elemen perniagaan kecil anda yang lain, anda pasti dapat meningkatkan kemahiran komunikasi perniagaan anda dengan latihan. Oleh itu, jika anda berfikir untuk mengambil "pengarah tera pertama?" Jangan ganggu. Komunikasi anda harus memberi kesan yang tepat yang akan membezakan anda daripada orang ramai yang terganggu di sekeliling anda.