Cara Membuat Carta Prosedur

Penyusun prosedur dapat membantu perniagaan melatih pekerja baru, membimbing pekerja veteran melalui proses yang kompleks dan mewujudkan pemahaman yang lebih baik di antara semua kakitangan mengenai sifat organisasi mereka. Mengikuti beberapa panduan boleh menghasilkan carta prosedur yang informatif, teratur dan berpotensi meningkatkan pengeluaran.

Gunakan Perisian Charting

Perisian melukis dan hamparan boleh berguna dalam membuat carta prosedur. Sebagai tambahan kepada peningkatan organisasi dan simetri tekstur dalam bentuk menggunakan alat lukisan dan pelabelan berasaskan komputer, carta yang dihasilkan secara digital juga lebih mudah dihasilkan semula sekiranya banyak kakitangan memerlukan salinan. Walaupun carta prosedur dapat disusun bahkan dalam program penggambaran yang paling dasar, beberapa pakej perisian di pasaran mengkhususkan diri dalam lukisan carta alir dan pembuatan dokumen prosedur untuk perniagaan kecil.

Kekal Ringkas

Skema prosedur dapat dilepaskan dengan cepat jika anda berusaha menerapkan perincian setiap aspek proses dalam satu carta. Semasa membuat carta prosedur, mulakan dengan asas-asas proses dan laksanakan langkah-langkah kecil yang penting bagi proses tersebut. Kerumitan projek atau sistem dan proses terperinci yang tidak dapat dijelaskan sebagai sebahagian daripada proses yang lebih besar mungkin memerlukan dokumen prosedur tersendiri.

Elakkan Crossover

Interaksi semua jenis adalah kunci prosedur. Pengaruh pada langkah awal atau sebelumnya mempunyai pengaruh langsung pada langkah-langkah yang diikuti. Tetapi dari sudut pandangan ilustratif, penyusunan prosedur yang mempunyai pelbagai tumpang tindih atau menetapkan semula sukar difahami oleh penonton. Semasa memetakan prosedur, ambil langkah-langkah untuk mengelakkan jalan yang rumit dan skema berbelit-belit. Kunci penyusunan prosedur adalah menjadikan sistem lebih difahami, tidak kurang juga.

Mengantisipasi dan Menghilangkan Kekeliruan

Bukti carta prosedur baru untuk ketepatan tatabahasa dan fakta sebelum siaran rasmi mereka. Ini mungkin memerlukan kumpulan pekerja atau individu di peringkat penyeliaan atau pengurusan meninjau mereka untuk kejelasan dan ketepatan. Mengedarkan skema prosedur yang dirancang dengan tidak betul boleh mengganggu produktiviti dan berpotensi menyebabkan kerosakan dalam pengeluaran. Maklumat yang salah mengenai prosedur juga dapat memperkenalkan kelemahan dalam sistem syarikat.