Cara Menyampaikan Berita Baik dalam Memo Perniagaan

Berita buruk tersebar dengan cepat di dalam syarikat atau organisasi, jadi sampaikan berita mengenai perkembangan positif secara ringkas dan tepat pada masanya. Buat memorandum kepada pegawai yang sesuai untuk melaporkan menandatangani pelanggan iklan baru yang lama dicari, untuk memperkenalkan keuntungan atau faedah syarikat baru atau mengumumkan bonus kerana melebihi matlamat penjualan syarikat tahunan. Memo anda harus langsung dan tepat, termasuk hanya bahagian pendahuluan atau latar belakang ringkas, pernyataan yang jelas mengenai berita baik dan arahan tepat untuk tindakan susulan pekerja yang diperlukan.

1

Sahkan bahawa berita baik itu benar dan relevan dan merupakan sesuatu yang sesuai untuk dikongsi dalam memo perniagaan. Mata pelajaran yang sesuai mungkin termasuk kenaikan gaji di seluruh syarikat, pemerolehan jabatan atau harta tanah baru, pengumuman mengenai matlamat pendapatan yang melebihi atau keputusan pengurusan untuk memberikan keahlian gim kepada pekerja. Memorandum perniagaan bukanlah saluran yang sesuai untuk berkongsi maklumat peribadi atau jemputan sosial.

2

Dapatkan kelulusan yang diperlukan dari kakitangan syarikat kanan sebelum menghantar memo anda.

3

Tentukan dengan tepat apa yang perlu disampaikan oleh memo anda. Jangan mula menulis memo tanpa ada fikiran yang jelas. Hadkan memo anda ke satu topik yang ada sehingga pembaca anda memahami dengan tepat tujuan dan kepentingan memo tersebut.

4

Pastikan memo anda ringkas, tetapi sertakan latar belakang yang cukup untuk menyediakan konteks untuk berita baik yang anda laporkan, terutama jika perkembangan itu disebabkan oleh usaha pekerja. Sertakan ungkapan seperti "kerana usaha tambahan jabatan penjualan tahun lalu, kami adalah bahagian paling laris di syarikat ..." atau "Mr. Boss tahu anda semua telah bekerja berjam-jam bulan ini untuk menyelesaikan masalah XYZ, jadi dia memberi anda cuti tambahan pada bulan depan. " Mengakui semua pihak yang berhak mendapat pujian atas peristiwa atau perkembangan positif, mengenal pasti dan berterima kasih kepada individu atau bahagian syarikat.

5

Gunakan format perniagaan standard untuk memo anda. Sertakan ke dan dari baris, tarikh, baris subjek dan tidak lebih dari dua hingga tiga perenggan di dalam badan. Jangan sertakan salam, dan elakkan bahasa yang indah. Tandatangani atau mulakan memo anda di baris dari, di sebelah nama bercetak anda.

6

Hantarkan memo tersebut melalui kaedah elektronik atau dicetak di kepala surat syarikat kepada semua kakitangan yang berkaitan. Jangan hantar memo seluruh syarikat sekiranya hanya satu bahagian yang terpengaruh oleh berita baik. Pada masa yang sama, jangan tinggalkan orang dari senarai sebaran memo anda yang layak mendapat pemberitahuan maklumat secara langsung dan serentak. Sertakan arahan ringkas dan jelas untuk tindakan susulan yang diperlukan, seperti "semua kakitangan jabatan perakaunan dapat mengambil bonus mereka di bilik enam hari Isnin."